Trello là gì? Hướng dẫn sử dụng Trello cho người mới

Trello là một trong những ứng dụng lên kế hoạch, quản lý thời gian phổ biến hàng đầu thế giới. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sử dụng Trello sao cho đúng. Hãy cùng mình tìm hiểu khái quát về Trello và hướng dẫn sử dụng cơ bản.

Ứng dụng Trello là gì?

Trello là một ứng dụng trực tuyến cực kỳ nhẹ có thể chạy tốt trên mọi chiếc máy tính để bàn cũng như laptop giúp người sử dụng có thể lên kế hoạch, quản lý thời gian và sắp xếp công việc một cách dễ dàng và hiệu quả. Là ứng dụng miễn phí, tuy nhiên Trello cũng đã sở hữu đầy đủ các tính năng để giúp bạn quản lý công việc tốt nhất. Tuy nhiên Trello cũng có lựa chọn trả phí, giúp ta có thêm nhiều tính năng nâng cao cực kỳ tiện lợi.

Hướng dẫn tạo bảng và sử dụng Trello cơ bản

Với Trello ta hoàn toàn có thể tạo nhiều bảng với mỗi bảng là một mục đích riêng với các thành viên, ý tưởng, nhiệm vụ riêng. Từ đó giúp phân chia công việc và tài liệu dễ dàng hơn rất nhiều.

Để tạo bảng ta thực hiện theo các bước sau:

•   – Bước 1: Nhấp chọn “Tạo bảng mới” hoặc nút dấu cộng (+) trong tiêu đề Trello ở ngay bên trái tên của bạn và chọn “Tạo bảng”

•   – Bước 2: Đặt tên phù hợp cho bảng để dễ phân biệt, quản lý và theo dõi

Khi tạo bảng xong ta có thể cài đặt quyền cho bảng để từ đó giúp giới hạn người dùng truy cập. Cụ thể như sau:

•   – Workspace “Hiển thị không gian làm việc”: Đây là cài đặt mặc định và mọi thành viên thuộc Workspace đều có thể xem được bảng này và thao tác lên chúng

•   – Private “Riêng tư”: Với chế độ riêng tư chỉ một vài thành viên mới có thể xem và thao tác được với bảng trên

•   – Public “Công khai”: Cho phép tất cả những người có liên kết truy cập đến đều có thể xem và chỉnh sửa bảng

>>>Xem thêm: Cách chuyển ảnh từ điện thoại sang máy tính

Tùy chỉnh bảng

Tùy chỉnh bảng là bước giúp thay đổi giao diện sao cho phù hợp với phong cách riêng của bạn, từ đó tạo nên tinh thần vui vẻ, linh hoạt phù hợp với tính chất của bảng.

Để làm điều này bạn có thể chọn một trong các màu cơ bản, ảnh có sẵn trong thư viện hoặc tải lên hình ảnh cá nhân của riêng bạn. Bạn chỉ cần vào “Menu” (đấu ba chấm) bên góc trên phía phải màn hình, sau đó chọn màu, nền hoặc tải hình mình mong muốn.

Tùy chỉnh dự án

Điều đầu tiên với một bảng để có thể thực hiện công việc nhóm đó chính là mời các thành viên vào nhóm bằng cách add tài khoản của họ và mở bảng ở chế độ Workspace. Ta làm theo 2 cách sau:

•   – Cách 1: Vị trí trên cùng của bảng, nhấp vào “Mời” và chọn một thành viên trong nhóm để thêm vào bảng hoặc mời qua email

•   – Cách 2: Ở phía dưới cùng của menu Mời, bạn có thể nhận liên kết mời dễ chia sẻ cho bảng của mình. Sau đó gửi liên kết đến các thành viên cần add vào bảng, người nhận sau khi nhấp vào liên kết sẽ được thêm vào bảng

Cấp quyền thành viên

Cấp quyền thành viên là điều mà bất kỳ đội nhóm nào cũng cần làm nhàm xác định vai trò một cách rõ ràng và kiểm soát được phạm vi hoạt động của các thành viên. Theo đó ta có 3 cấp độ bao gồm:

•   – Bình thường: Chỉnh có quyền chỉnh sửa một số quyền trong bảng, quyền này phù hợp cho các thành viên làm việc trong dự án

•   – Quản trị viên: QTV có quyền xem, chỉnh sửa thẻ, loại bỏ thành viên và thay đổi mọi cài đặt của bảng. Phù hợp cho trưởng nhóm, quản lý dự án và các cấp bậc cao hơn

•   – Người giám sát: Người giám sát chỉnh có thể xem, tương tác và nhận xét các tác vụ trên bảng mà không thể chỉnh sửa bất kỳ thứ gì. Đây là quyền thường được áp dụng cho khách hàng, người quản lý, bên thứ ba, v.v…

>>>Xem thêm: Auto Keyboard – Phần mềm giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả

Xây dựng quy trình làm việc

Để quản lý bảng một cách dễ dàng thì người sử dụng cần phân chia bảng thành nhiều cột công việc khác nhau với các tên gọi tương ứng.

•   – Cách 1: Nhấp vào “Thêm danh sách” để thêm danh sách làm việc. Đặt tên danh sách ta chỉ cần đặt tên đơn giản như “Việc cần làm”, “Việc đang làm” và “Đã xong” hoặc chi tiết theo nhu cầu đối với công việc bạn đang làm

•   – Cách 2: Nhấp đúp chuột vào khoảng trống, nhập tên và vị trí cần tạo danh sách

Bổ sung thêm nhiệm vụ và việc cần làm

Sau khi lập danh sách tiếp đến sẽ là tạo các thẻ dựa theo những công việc cần thực hiện trong danh sách ấy. Để tạo một thẻ hoàn chỉnh, ta cần thực hiện theo 2 bước sau:

•   – Bước 1: Vào “Thêm thẻ” trong danh sách đầu tiên. Viết tiêu đề ngắn gọn, dễ đọc, dễ hiểu

•   – Bước 2: Điền đầy đủ thông tin cần thiết để mọi người nắm được khái quát công việc như:

  •     + Mô tả
  •     + Ngày đến hạn
  •     + Thành viên
  •     + Danh sách công việc
  •     + Các tệp đính kèm
  •     + Bình luận

Đây là những tính năng cơ bản mà bạn cần biết để có thể sử dụng Trello phục vụ cho công việc. Tuy rằng là ứng dụng miễn phí nhưng có thể thấy Trello rất hào phóng khi cung cấp đầy đủ mọi tính năng cần thiết. Nếu bạn đang cần một phần mềm quản lý công việc cho cá nhân cũng như đội nhóm thì Trello chính là phần mềm không nên bỏ qua

– Luân Trần –